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Gestión de la formación

Detección de necesidades formativas por puesto

Cómo detectar qué formación necesita cada puesto partiendo de sus tareas reales, con diez preguntas para el responsable y tres señales de que el problema no es de formación.

· 6 min de lectura · Formación Empresas

Detección de necesidades formativas por puesto
Imagen generada con IA

Responsable de equipo observa a un empleado mientras realiza una tarea habitual en su puestoImagen generada con IA

Detectar una necesidad formativa consiste en identificar qué tarea de un puesto no se realiza como debería y comprobar que la causa es una falta de conocimiento o de práctica. Este artículo propone un método basado en las tareas reales de cada puesto, con diez preguntas que puedes hacer hoy al responsable de un equipo.

Por qué conviene partir de las tareas y no de una encuesta

La encuesta de intereses es un método habitual. Pregunta a cada persona qué cursos le gustaría hacer, y el resultado puede ser una lista de temas sin relación clara con el trabajo del equipo.

El método por tareas invierte el orden. Primero se describe lo que hace cada puesto y después se localiza dónde falla. La formación que sale de ese análisis nace con un objetivo que se puede observar: que una tarea concreta se haga mejor.

Es también el punto de partida de los cursos a medida que diseñamos. El temario se construye con los casos reales de la empresa porque las necesidades se han detectado sobre esos casos.

Cómo se describe un puesto en tareas

Hoja con la lista de tareas de un puesto marcada con notas adhesivas para priorizarImagen generada con IA

Un puesto se describe con las tareas que ocupan la mayor parte de la jornada, redactadas con un verbo y un resultado. «Gestión administrativa» no es una tarea. «Emitir y enviar las facturas del mes» sí lo es.

Para cada puesto, pide al responsable una lista de seis a diez tareas habituales. Después, añade a cada una tres datos:

Con esta tabla delante, la conversación se vuelve concreta. La pregunta pasa a ser si el equipo puede preparar el informe de ventas sin rehacerlo.

Diez preguntas para el responsable del equipo

Estas preguntas sirven para recorrer la lista de tareas de un puesto. Están pensadas para una reunión con el responsable directo, que es quien observa el trabajo a diario.

  1. ¿Qué tareas de este puesto se retrasan con más frecuencia?
  2. ¿En qué tareas aparecen errores que tiene que corregir otra persona?
  3. ¿Qué tareas solo sabe hacer una persona del equipo?
  4. ¿Qué consultas repite el equipo a un compañero o a otro departamento?
  5. ¿Qué parte de la herramienta principal del puesto no se utiliza y podría ahorrar trabajo?
  6. ¿Qué cambiará en este puesto durante el próximo año: herramientas, procesos, clientes o normativa?
  7. ¿Qué tareas tendrá que asumir una persona nueva en sus primeras semanas?
  8. ¿Qué diferencia hay entre la persona que mejor realiza esta tarea y el resto del equipo?
  9. ¿Qué quejas o reclamaciones de clientes tienen su origen en este puesto?
  10. Si el equipo dominara una sola tarea más, ¿cuál tendría más efecto en el resultado?

Te recomendamos prestar especial atención a las preguntas 3, 7 y 8, porque señalan conocimiento que depende de una sola persona y diferencias de práctica que un curso puede reducir.

Cómo pasar de las respuestas a una necesidad formativa

Una respuesta no es todavía una necesidad formativa. Para convertirla, redacta cada hallazgo en una frase con tres partes: quién, qué tarea y qué resultado se espera tras la formación.

Por ejemplo, imagina un equipo de atención al cliente de cinco personas en el que solo una sabe tramitar las devoluciones en el sistema de gestión. La necesidad quedaría así: «El equipo de atención al cliente tramita las devoluciones en el sistema sin ayuda de la persona de referencia». Esa frase indica a quién formar, sobre qué tarea y cómo comprobar después el resultado.

Agrupa luego las necesidades que comparten tarea o herramienta. Tres puestos distintos que preparan informes con la misma hoja de cálculo pueden formarse juntos, con ejercicios adaptados a cada informe.

Cómo se ordenan las necesidades detectadas

Al terminar las reuniones tendrás una lista de necesidades por equipo. Ordénala con dos criterios: la consecuencia del error en la tarea y la frecuencia con la que se realiza.

Una tarea diaria cuyo error llega al cliente va primero. Una tarea ocasional que solo genera una corrección interna puede esperar. Las tareas que dependen de una sola persona merecen una prioridad alta aunque salgan bien hoy, porque una baja o una salida dejarían al equipo sin ese conocimiento.

El resultado de este paso es la base del plan de formación del año. Cada necesidad priorizada se convierte después en una acción formativa con su modalidad, sus fechas y su indicador.

Tres señales de que el problema no es de formación

Un análisis honesto también descarta necesidades. Antes de convertir un fallo en un curso, comprueba estas tres señales:

Cuando aparece alguna de estas señales, anota el hallazgo y trasládalo a quien corresponda. Detectar que el problema no es de formación también es un resultado útil del análisis.

Qué límites tiene este método

El método por tareas exige tiempo del responsable de cada equipo. Si esa persona no conoce bien el trabajo diario, las respuestas serán generales y el análisis perderá precisión.

Tampoco recoge bien las necesidades de desarrollo a largo plazo, como preparar a alguien para un puesto de mayor responsabilidad. Para eso conviene complementarlo con una conversación individual con cada persona.

Por último, el análisis caduca. Las tareas cambian con cada herramienta o cliente nuevo, de modo que conviene repetirlo al preparar cada plan de formación anual.

En resumen

Una necesidad formativa bien detectada nombra a un equipo, una tarea y el resultado esperado. Esta semana puedes elegir un puesto, pedir a su responsable la lista de tareas y recorrerla con las diez preguntas de este artículo.