Gestión de la formación

Formar o contratar: cuándo reciclar a alguien del equipo

Cinco preguntas para decidir si un puesto difícil de cubrir se resuelve formando a alguien de dentro, y un plan de reciclaje en tres fases para hacerlo bien.

22 de octubre de 2026 · 10 min de lectura · Formación Empresas

La oferta para el puesto lleva semanas publicada y los candidatos que llegan no encajan. Mientras tanto, dentro de la empresa hay alguien que conoce a los clientes, los proveedores y la forma de trabajar de la casa, pero no sabe hacer la mitad de las tareas de ese puesto. La pregunta es si compensa enseñárselas.

No hay una respuesta general, pero sí cinco preguntas que la ordenan. Si contestas «sí» a las tres primeras, formar a esa persona merece un estudio serio antes de seguir buscando fuera:

1. ¿Domina ya buena parte de las tareas del puesto nuevo? Cuanto más comparten los dos puestos, más corto es el camino.
2. ¿Quiere el puesto? Un reciclaje impuesto rara vez termina bien.
3. ¿Hay alguien que pueda acompañarla durante las primeras semanas? Sin acompañamiento, la formación se queda en el aula.
4. ¿Quién hará su trabajo actual? Mover a una persona abre otro hueco.
5. ¿Puede el puesto esperar a que aprenda? Si el puesto es crítico la semana que viene, la formación no llega a tiempo.

El resto del artículo explica cómo contestar cada una con datos, no con impresiones, y cómo se organiza el reciclaje cuando la respuesta es formar.

¿Por qué cuesta tanto cubrir algunos puestos?

El problema no es solo tuyo, y no siempre es de formación. En el Barómetro de empleo y formación del Observatorio de las Ocupaciones del SEPE del primer semestre de 2026, una encuesta a 320 expertos realizada en mayo, el 66 % está de acuerdo en que la falta de formación es una de las causas de que las empresas no encuentren trabajadores. En la misma encuesta, el 77 % está de acuerdo en que algunas empresas no encuentran personal por las condiciones de trabajo que ofrecen.

Las dos cifras son opiniones de expertos, no datos de empresas, pero apuntan a algo útil para tu decisión. Si el puesto no se cubre porque fuera faltan perfiles formados, enseñar las tareas a alguien de dentro ataca la causa. Si no se cubre porque las condiciones no atraen, el reciclaje puede cubrirlo hoy, pero la persona reciclada tendrá las mismas razones para irse que los candidatos tuvieron para no venir.

¿Cómo se mide la distancia entre su puesto y el nuevo?

La distancia se mide comparando tarea por tarea, no perfil con perfil. Escribe las seis a diez tareas principales del puesto que quieres cubrir y marca, para cada una, en qué situación está la persona candidata.

Las tareas de la primera columna no necesitan formación. Las de la segunda necesitan práctica acompañada más que un curso. Las de la tercera son las que hay que enseñar desde el principio, y son las que deciden la duración del reciclaje.

Si quieres un método para describir un puesto en tareas, con preguntas para el responsable del equipo, lo tienes en el artículo sobre detección de necesidades formativas por puesto. Aquí se aplica a una sola persona y a un solo puesto, en lugar de a toda la plantilla.

La señal más fiable no es cuántas tareas son nuevas, sino cuáles. Tres tareas nuevas de poca consecuencia pesan menos que una sola tarea nueva cuyo error llega al cliente o a la contabilidad.

¿Qué preguntas conviene hacer antes de decidir?

Las cinco preguntas del principio se contestan con información que normalmente ya tienes. Esta tabla resume dónde buscarla:

Dos señales de alarma no descartan el reciclaje, pero obligan a resolverlas antes. La cuarta suele ser la que más se olvida: formar a alguien para un puesto difícil y descubrir después que su puesto anterior es igual de difícil de cubrir solo traslada el problema.

¿Cómo se organiza un plan de reciclaje por tareas?

Un plan de reciclaje tiene tres fases, y cada una empieza cuando la anterior se ha comprobado, no cuando se ha cumplido una fecha.

Fase 1: aprender las tareas nuevas. Es la formación propiamente dicha y se centra en la tercera columna de la tabla. Funciona mejor con los documentos, los programas y los casos reales de tu empresa que con ejemplos genéricos, porque la persona tiene que hacer esas tareas el lunes siguiente, no otras parecidas. Es el planteamiento de los cursos a medida: el temario sale de las tareas del puesto.

Fase 2: hacerlas con alguien al lado. La persona ya realiza las tareas nuevas y las de la segunda columna, y alguien que las domina revisa el resultado antes de que salga. La fase termina cuando el revisor deja de encontrar errores que habría tenido que corregir.

Fase 3: autonomía con revisión periódica. La persona trabaja sola y el responsable revisa una muestra de su trabajo cada cierto tiempo. Si una tarea concreta sigue fallando, se vuelve a la fase 2 solo con esa tarea.

Pongamos un supuesto para ver cómo queda escrito. Una empresa quiere que una persona del almacén pase a compras. El plan podría ocupar una sola hoja:

Fíjate en que la tabla no dice cuántas semanas dura cada fase. Depende de cuántas tareas nuevas haya y de con qué frecuencia se repiten: una tarea mensual tarda más en practicarse que una diaria. Fijar la fecha antes de conocer la tabla de tareas es un error que conviene evitar.

Para comprobar después si la formación se ha trasladado al puesto, y no solo si la persona aprobó el curso, sirve el método que explicamos en cómo medir la eficacia de la formación.

¿Qué cambia en el contrato cuando cambian las funciones?

Cambiar a una persona de funciones tiene consecuencias laborales, y conviene revisarlas con tu asesoría antes de anunciar el cambio. El Estatuto de los Trabajadores las regula en su artículo 39, sobre movilidad funcional.

Según ese artículo, encargar funciones que no corresponden al grupo profesional de la persona «solo será posible si existen, además, razones técnicas u organizativas que la justifiquen y por el tiempo imprescindible para su atención», y la empresa debe comunicar su decisión y sus razones a los representantes de los trabajadores. El apartado 3 establece que la persona «tendrá derecho a la retribución correspondiente a las funciones que efectivamente realice», salvo cuando se le encomiendan funciones inferiores, en cuyo caso mantiene su retribución de origen. Para un cambio de funciones que no encaje en esos supuestos, el apartado 4 exige «el acuerdo de las partes» o, en su defecto, seguir las reglas de las modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo o las que fije el convenio colectivo.

Si el puesto nuevo está en el mismo grupo profesional que el actual, estas limitaciones del apartado 2 no se aplican. Si está en un grupo superior, hay un detalle que afecta directamente a un reciclaje largo: según el apartado 2, si la persona realiza funciones superiores a las de su grupo profesional «por un periodo superior a seis meses durante un año u ocho durante dos años», puede reclamar el ascenso, salvo que el convenio colectivo lo impida, o la cobertura de la vacante. Mientras la persona ya hace las funciones del puesto nuevo, ese tiempo puede contar para el plazo, y el convenio puede fijar periodos distintos, así que conviene decidir con antelación qué categoría tendrá la persona cuando termine.

Como el apartado 2 solo cubre el tiempo imprescindible, un reciclaje para ocupar otro puesto de forma estable encaja mejor en el apartado 4, con un acuerdo con la persona. Tu convenio colectivo puede añadir reglas propias sobre grupos profesionales y ascensos, así que la lectura final la hace quien conoce tu convenio.

Si piensas bonificar el curso de reciclaje, las condiciones están en la bonificación de los cursos a medida, y los plazos y requisitos, en Formación Bonificada, nuestra web especializada en la bonificación.

¿Cuándo formar no es la solución?

Formar a alguien de dentro no resuelve todos los puestos difíciles. Hay cuatro situaciones en las que conviene seguir buscando fuera o replantear el puesto:

• El puesto exige un título o una habilitación oficial. Si la norma pide un carné, un certificado o una titulación para ejercer, un curso a medida no lo sustituye. Nuestros cursos no son oficiales ni expiden certificados habilitantes.
• Nadie puede acompañar la fase 2. Si quien domina las tareas ya se ha ido, la persona aprenderá en el aula y practicará sola, con el riesgo de que los errores lleguen al cliente antes de detectarse.
• El problema de fondo son las condiciones del puesto. Lo que ahuyenta a los candidatos externos acabará afectando a la persona reciclada.
• La persona no quiere el cambio. Ningún plan compensa la falta de interés de quien tiene que aprender.

También hay un límite en lo que este artículo puede decirte: no compara costes de formar y de contratar, porque dependen de tu sector, tu convenio y el puesto concreto. Lo que sí puedes calcular tú es el tiempo: la tabla de tareas te dice cuánto hay que aprender, y tu calendario te dice cuánto puede esperar el puesto.

Si después de hacer la tabla la respuesta es formar, podemos diseñar el curso de la fase 1 con las tareas y los documentos de tu empresa. Solicita tu propuesta y cuéntanos qué puesto quieres cubrir.

En resumen

Formar a alguien de dentro compensa cuando ya domina parte de las tareas, quiere el puesto y alguien puede acompañarla mientras aprende. Hoy mismo puedes escribir las tareas del puesto que no consigues cubrir y marcar cuáles sabe hacer ya la persona en la que estás pensando: esa tabla te dirá si merece la pena seguir.

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