Gestión de la formación
Cómo medir la eficacia de la formación en la empresa
La encuesta del último día dice si el curso gustó. Para saber si sirvió hay que mirar el puesto de trabajo semanas después. Un método en cuatro niveles, con preguntas para el responsable del equipo.
· 6 min de lectura · Formación Empresas
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¿Cómo sabes si el curso que hizo tu equipo el mes pasado ha servido para algo? La encuesta del último día responde a otra pregunta: si gustó. Para saber si sirvió, hay que comprobar si el equipo trabaja de otra manera y si eso mueve el indicador que motivó el curso.
Este artículo propone un método para hacerlo. Se apoya en el modelo de los cuatro niveles de Kirkpatrick y se centra en el nivel que más información da: la aplicación en el puesto.
Qué son los cuatro niveles de Kirkpatrick
El modelo lo creó Donald Kirkpatrick en los años cincuenta, según explica Kirkpatrick Partners, la organización que lleva su nombre. Ordena la evaluación de una formación en cuatro niveles. Cada uno responde a una pregunta distinta.
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| Nivel | Qué mide | Cuándo se mide | Quién responde |
|---|---|---|---|
| 1. Reacción | Si el curso le resultó útil y relevante al participante | Al terminar | El participante |
| 2. Aprendizaje | Si adquirió los conocimientos, las habilidades y la actitud previstos | Al terminar, con una prueba o un ejercicio | El profesor, con la prueba |
| 3. Comportamiento | Si aplica en su trabajo lo aprendido | Semanas o meses después | El responsable directo y el participante |
| 4. Resultados | Si cambia el indicador del negocio que motivó la formación | Meses después | Dirección, con los datos de la empresa |
La columna «Qué mide» resume las definiciones de Kirkpatrick Partners; las columnas de cuándo se mide y quién responde son nuestra propuesta para una empresa. Su definición del nivel 3, por ejemplo, habla de los «critical behaviors» (comportamientos críticos) que el participante pone en práctica en su entorno de trabajo.
Por qué se planifica empezando por el nivel 4
La evaluación se diseña antes del curso, y empieza por el final. Kirkpatrick Partners lo dice así: al aplicar el modelo, «it is critical to start with Level 4» (es fundamental empezar por el nivel 4). Primero se decide qué resultado de la empresa debe cambiar y después qué conducta lo provoca.
Si detectaste la necesidad con el método por tareas del puesto, ya tienes media evaluación hecha. La necesidad se redactó con un equipo, una tarea y un resultado esperado. Ese resultado es el indicador del nivel 4, y la tarea es lo que observarás en el nivel 3.
Antes del curso, apunta el valor actual del indicador. Sin ese punto de partida no podrás comparar después.
Qué indicador elegir según el tipo de curso
Un buen indicador ya existe en la empresa y se puede contar sin crear un sistema nuevo. Estos ejemplos sirven de punto de partida:
| Tipo de curso | Conducta que se observa (nivel 3) | Indicador posible (nivel 4) |
|---|---|---|
| Hoja de cálculo para administración | Prepara el informe mensual sin pedir ayuda | Veces que el informe vuelve con correcciones |
| CRM para el equipo comercial | Registra cada visita y su siguiente paso | Oportunidades sin actividad registrada |
| Atención al cliente | Resuelve la consulta en el primer contacto | Consultas que se derivan a otro departamento |
| Mantenimiento técnico | Sigue el procedimiento de revisión completo | Avisos repetidos por la misma avería |
Elige un solo indicador por acción formativa. Con varios a la vez, la conversación con dirección se dispersa.
Cómo se mide la aplicación en el puesto
El nivel 3 se mide cuando ha pasado tiempo suficiente para que la persona haya usado lo aprendido. Un ejemplo publicado es el de la Universidad de Cádiz. Su informe de evaluación de la transferencia de 2022 evalúa la formación de su personal «entre 2 meses y un año después de finalizar la actividad».
En ese informe responden dos personas: el participante y su responsable. Las dos respuestas se ponderan con un peso distinto. Nos parece una práctica útil: el participante cuenta cómo lo vive y el responsable aporta lo que observa a diario.
Para tu empresa basta con una conversación breve con el responsable directo. Estas cinco preguntas sirven para cualquier curso:
- ¿Qué tarea concreta trabajaba el curso, y la realiza ahora la persona de otra manera?
- ¿Con qué frecuencia la has visto aplicar lo aprendido en las últimas semanas?
- ¿En qué situaciones vuelve al método anterior?
- ¿Qué le ha impedido aplicarlo: falta de tiempo, una herramienta o una instrucción contradictoria?
- ¿Ha cambiado el indicador que acordamos antes del curso?
La pregunta 4 es la que más información da. A veces la persona sabe hacerlo y algo del entorno se lo impide. En ese caso, el problema no se resuelve con otro curso.
Un supuesto para verlo en conjunto
Pongamos un equipo de administración de cuatro personas que prepara el cierre mensual en una hoja de cálculo. El informe vuelve a menudo con correcciones de dirección. La empresa organiza un curso de hoja de cálculo centrado en ese informe.
Antes del curso, el responsable anota cuántas veces volvió el informe en los tres últimos cierres. Al terminar, los participantes rellenan la encuesta y entregan el ejercicio final. Dos meses después, el responsable responde a las cinco preguntas y vuelve a contar las correcciones de los dos últimos cierres.
Si las correcciones bajan y el responsable confirma el cambio de método, la formación ha funcionado. Si no bajan, las respuestas a la pregunta 4 indican dónde mirar.
Qué límites tiene esta medición
El nivel 4 no suele depender solo del curso. Un cambio de herramienta, una persona nueva o una temporada distinta mueven el mismo indicador. Por eso conviene leerlo junto con el nivel 3: si la conducta cambió y el indicador también, la relación es razonable.
Con equipos pequeños, los números oscilan mucho. El propio informe de la Universidad de Cádiz reconoce que, al evaluar solo tres actividades, «es difícil extrapolar los resultados». En una pyme, la observación del responsable pesa más que cualquier porcentaje.
Medir el nivel 3 exige tiempo del responsable, igual que la detección de necesidades. Para cursos breves o de actualización normativa, los niveles 1 y 2 pueden ser suficientes.
Cómo encaja con nuestra forma de trabajar
En los cursos a medida que diseñamos, la última fase es acompañar la aplicación de lo aprendido en el trabajo diario. Cada persona puede descargar su informe de avance y enviárselo a la empresa como justificante del curso.
Si estás preparando el plan de formación del próximo año, añade a cada acción una columna con su indicador y la fecha en que lo vas a medir.
En resumen
La eficacia de un curso se mide en el puesto de trabajo, semanas después, y empieza a medirse antes del curso con un indicador y su valor de partida. Para tu próxima acción formativa, elige hoy ese indicador y anota cuánto vale ahora.
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